Zgodnie z wymaganiami ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „Rozporządzeniem” informujemy, że:

 

1.       Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zwanym dalej  „Administratorem” jest Olprint Sp. z o. o., ul. Krakowska 82, 50-427 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorstw KRS: 0000046736, NIP: 8991016991, Regon: 930690269

Administrator danych osobowych odpowiada za wykorzystanie danych osobowych w sposób bezpieczny, zgodny z celami w jakich zostały zebrane oraz zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

 

2.       Kontakt z Administratorem

Dane kontaktowe Administratora:

- telefon +48 71 796 30 30

- e-mail odo@olprint.com.pl

- adres do korespondencji ul. Krakowska 82, 50-427 Wrocław

 

Postanowienia ogólne

Uzyskane dane osobowe wykorzystujemy tylko w konkretnych, prawnie uzasadnionych celach w jakich dane te zostały zebrane. Zakres danych osobowych, cel ich przetwarzania, podstawa prawna takiego przetwarzania, okres przetwarzania i kategorie odbiorców danych wynikają z wymagań prawnych ciążących na Administratorze oraz z charakteru i zakresu działań podejmowanych przez osobę, której dane dotyczą.

 

3.       Cel przetwarzania danych przez Administratora, podstawa prawna przetwarzania oraz okres, przez który dane osobowe będą przechowywane:

 

Cel przetwarzania danych: Podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty).

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia („wykonanie umowy”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

 

Cel przetwarzania danych: Zawarcie i wykonywanie umowy (w tym zapewnienie odpowiedniej jakości usług)

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia („wykonanie umowy”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy i rozliczeń oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

 

Cel przetwarzania danych:Wystawianie, gromadzenie i przechowywanie faktur i dokumentów księgowych oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia („wypełnienie obowiązku prawnego”) w zawiązku z art. 74 ust. 2 Ustawy o rachunkowości oraz w związku z art. 86 § 1 Ustawy Ordynacja Podatkowa.

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres w którym przepisy nakazują przechowywanie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (tj. przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą) oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne zobowiązania podatkowe.

 

Cel przetwarzania danych:Prowadzenie czynności serwisowych

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia („wykonanie umowy”) lub Art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia („wypełnienie obowiązku prawnego”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres 1 roku po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, a później przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

 

Cel przetwarzania danych: zdalna pomoc techniczna

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia („wykonanie umowy”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres niezbędny do wykonania, rozwiązania lub wygaśnięcia umowy i rozliczeń oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

 

Cel przetwarzania danych:Udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia („wypełnienie obowiązku prawnego”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres 1 roku po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji, a później przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia.

 

Cel przetwarzania danych: Wyrażenie przez Klienta opinii

podstawa prawna przetwarzania: Art 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia („zgoda osoby, której dane dotyczą”)

Okres przechowywania: Dane przechowywane są do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą na dalsze przetwarzanie jej danych w tym celu.

 

Cel przetwarzania danych:Wykrywanie i zapobieganie nadużyciom

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia („wypełnienie obowiązku prawnego”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres trwania umowy, a później przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy. W przypadku dochodzenia przez Administratora roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – przez czas trwania takich postępowań oraz „przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione”

 

Cel przetwarzania danych:Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń, podnoszonych przez lub wobec Administratora (w tym sprzedaż wierzytelności innemu podmiotowi)

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia („prawnie uzasadniony interes administratora”) w zawiązku z art. 74 ust. 2 Ustawy o rachunkowości

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres:

•          po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy,
•          w przypadku dochodzenia przez Administratora roszczeń w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym dowody księgowe (mogące zawierać dane osobowe) przechowywane muszą być „przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione”,
•          przez czas, w którym Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę administracyjną.

 

Cel przetwarzania danych: Prowadzenie marketingu bezpośredniego (kierowanie komunikatów do starannie wybranych, pojedynczych klientów, w indywidualnym kontakcie, w celu uzyskania bezpośredniej reakcji (odpowiedzi))

podstawa prawna przetwarzania: Artykuł 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia („prawnie uzasadnione interesy Administratora”)

Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora oraz przez okres, po którym przedawnią się ewentualne roszczenia. W przypadku wyrażenia skutecznego sprzeciwu (również w rozmowie telefonicznej) w zakresie wykorzystywania jej danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, Administrator nie będzie przetwarzać dłużej tych danych w celu marketingu bezpośredniego.

 

Cel przetwarzania danych: Prowadzenie marketingu

podstawa prawna przetwarzania: Art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia („zgoda osoby, której dane dotyczą”)

Okres przechowywania: Dane przechowywane są do momentu wycofania zgody przez osobę, której dane dotyczą, na dalsze przetwarzanie jej danych w celach marketingowych.

 

4.       Odbiorcy danych

W celu realizacji umowy oraz w celu zapewnienia prawidłowego działania stron internetowych Administratora, korzysta on z usług współpracujących z nim podmiotów zewnętrznych (dla przykładu: poczta, kurierzy, podmioty obsługujące płatności). Dane osobowe przekazywane są do podmiotów zewnętrznych wyłącznie wtedy i w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do realizacji celu przetwarzania. Przekazane dane osobowe  podmioty zewnętrzne mogą wykorzystać wyłącznie w celu realizacji zadania zleconego przez Administratora.

Dane osobowe mogą być przekazane następującym, współpracujących z Administratorem odbiorcom:

•          podmiotom prowadzącym działalność pocztową, kurierską i podobną (np. brokerzy kurierscy) - w zakresie niezbędnym do zrealizowania dostawy i korespondencji,
•          podmiotomobsługującym płatności kartami płatniczymi lub obsługującym płatności elektroniczne – w zakresie niezbędnym do obsługi tych płatności,
•          leasingodawcom / podmiotom udzielającym kredytu -  w zakresie niezbędnym do obsługi płatności leasingowej lub płatności w systemie ratalnym,
•          wybranym podmiotom działającym na zlecenie Administratora przy obsłudze spraw księgowych, podatkowych, doradczych, audytowych,prawnych i windykacyjnych (w tym podmiotom nabywającym wierzytelności) - w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu przetwarzania,
•          podmiotom świadczącym usługi pomocy technicznej w tym usług serwisowych udzielanej Administratorowi i dostawcom rozwiązań informatycznych umożliwiających prowadzenie Administratorowi działalności (dla przykładu dostawcy oprogramowania, dostawcy poczty elektronicznej i hostingu) - Administrator udostępnia dane osobowe działającemu na jego zlecenie zaufanemu dostawcy wyłącznie w przypadku i w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu przetwarzania,
•          dostawcom rozwiązań służącym wyrażaniu/publikowaniu opinii klientów - w zakresie niezbędnym do wyrażenia opinii.

 

5.       Prawa osoby, której dane są przetwarzane przez Administratora

Przetwarzanie danych osobowych nie wymaga zgody jeżeli m.in.: przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy, czy podjęcia działań przed zawarciem umowy, wynika z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, albo jest konieczne dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora. W przypadku gdy wyrażenie zgody jest niezbędne aby móc przetwarzać dane osobowe w określonym celu (np. wyrażenie zgody na wykorzystywanie plików cookies, czy zgoda na otrzymywanie newslettera), Administrator prosi o wyrażenie takiej zgody. Udzieloną zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

W przypadku cofnięcia zgody, dane nie będą już przetwarzane w zakresie jakiego dotyczyła zgoda, ale wycofanie zgody pozostanie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Na zasadach określonych w Rozporządzeniu, osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo żądania od Administratora dostępu do dotyczących jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia („bycia zapomnianym”) lub ograniczenia ich przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, w dowolnym momencie można wnieść sprzeciw wobec przetwarzania tych danych na potrzeby marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z  marketingiem bezpośrednim.

W celu realizacji powyższych uprawień należy złożyć wiosek do Administratora za pomocą wiadomości e-mail, listownej lub składając wniosek osobiście w siedzibie Administratora, , Dane kontaktowe Administratora podane są na wstępie. Aby mieć pewność, że osoba składająca wiosek jest uprawniona do jego złożenia, Administrator może prosić o podanie dodatkowych informacji potwierdzających tożsamość składającego.

Z przepisów Rozporządzenia wynika w jakim zakresie z każdego z tych praw można skorzystać. Zależeć to będzie w szczególności od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych osobowych przez Administratora. Z powyższych praw można skorzystać bezpłatnie nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Zgodnie z Artykułem 12 Rozporządzenia jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, administrator może pobrać opłatę.

 

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 

6.       Obowiązek lub brak obowiązku podania danych osobowych

Korzystanie z usług Administratora i podanie mu danych osobowych jest dobrowolne. Osoba, której dane dotyczą, jest jednak zobowiązana do ich podania w związku z:

•          zawieraniem umowy z Administratorem - w tym przypadku podanie danych osobowych jest warunkiem umownym i osoba, której dane dotyczą jest zobowiązana do podania wymaganych danych, jeżeli chce zawrzeć umowę z Administratorem. Każdorazowo zakres danych wymaganych do zawarcia umowy jest zakomunikowany, osobie której dane dotyczą. Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości zawarcia umowy.
•          realizacją ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa - w tym przypadku podanie danych osobowych jest warunkiem ustawowym wynikającym z przepisów nakładających na Administratora obowiązki przetwarzania danych osobowych (np.  w związku z obowiązkiem wystawiania, gromadzenia i przechowywania faktur i dokumentów księgowych oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych). Niepodanie tych danych uniemożliwi Administratorowi wykonanie wskazanych obowiązków czego konsekwencją będzie brak możliwości zawarcia umowy.

 

7.       Postanowienia końcowe

Strony internetowe Administratora mogą zawierać linki (odnośniki) do innych stron internetowych. Takie strony internetowe działają niezależnie od Administratora i nie są w żaden sposób nadzorowane przez Administratora. Administrator zaleca, by po przejściu na inne strony, zapoznać się z ich własnymi politykami dotyczącymi prywatności. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zasady postępowania z danymi w ramach tych stron.